区分店舗の売主が「売却前にチェックすべき書類」の整理法

書類は「誰が持っているか」で分けると漏れない

区分店舗の売却で使う書類は、保管している相手で5つに分けられます。この分け方の利点は、取り寄せにかかる時間と、失くしたときの取り返しのつかなさが、保管場所によって違うことがはっきりする点です。

保管場所	主な書類	主な使い道
自分の手元	登記識別情報（権利証）、取得時の売買契約書と領収書、過去の確定申告書、固定資産税の課税明細	決済の手続き、税金の計算
法務局・役所	登記事項証明書、固定資産評価証明書	権利関係の確認、登記費用の計算
管理会社・管理組合	管理規約、総会議事録、長期修繕計画、管理費等の支払状況	買主への説明、価格の根拠
テナント関係	賃貸借契約書と覚書、賃料の入金記録、敷金の預り額	価格の根拠、決済時の精算
金融機関	一括返済額の照会結果、抵当権抹消の書類	手取りの試算、決済の手続き

集める順番は、表の上から下への順がおすすめです。自分の手元にしかない書類は、ないとわかった時点で代わりの手段を考える必要があり、時間がかかります。管理組合や金融機関の書類は依頼すれば出てきますが、発行までに日数がかかることがあります。どの書類をどの専門家に見せるかは、使い道の列で判断できます。税金の計算に使う書類は税理士に、契約に関わる書類は弁護士に、まとめて持ち込むと相談が一度で済みます。

自分の手元にしかない書類を最初に探す

最初に探すのは、自分しか持っていない書類です。その筆頭が登記識別情報です。法務局は、登記識別情報を登記が完了した際に登記所から登記名義人に通知される12けたの英数字の組合せからなる情報であり、名義人本人からの申請であることを確認する資料として登記所に提出されるものと説明しています（出典：法務局「登記識別情報を紛失したのですが、どうしたらよいのですか？」 https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/content/000130972.pdf／2026年10月時点）。以前の制度で取得した物件では、登記済証（いわゆる権利証）が同じ役割を持ちます。

見つからなくても売却はできる

見つからないと焦る方が多いのですが、法務局は登記識別情報を紛失しただけでは登記記録上の権利には何らの影響もないとしています。提出できない正当な理由がある場合の方法として、本人限定受取郵便で登記の申請があった旨が登記名義人の住所に送られ、内容が正しければ2週間以内に申出をする事前通知制度（不動産登記法第23条第1項）と、司法書士などの資格者が本人であることを確認した旨の本人確認情報を提供する方法（同条第4項）が示されています。

どちらを使うかで、決済までの段取りや費用が変わります。紛失が判明した時点で司法書士に伝えておくと、決済日の設計に織り込めます。また誰かに見られた可能性がある場合は、登記識別情報を失効させる申出の制度（不動産登記規則第65条）もあります。

税金の計算を支える書類

手元の書類でもう一つ重要なのが、取得したときの売買契約書と領収書です。国税庁は、取得費には土地や建物の購入代金、建築代金、購入手数料のほか設備費や改良費なども含まれ、建物の取得費は所有期間中の減価償却費相当額を差し引いた金額になるとしています（出典：国税庁「No.3252 取得費となるもの」 https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/joto/3252.htm／2026年10月時点）。

区分店舗を貸してきた場合は、過去の確定申告書と償却の記録も必要です。同庁は、事業に使われていた建物については取得から売却までの毎年の減価償却費を合計し、必要経費に算入していない部分があっても合計する点は変わらないとしています（出典：国税庁「No.3261 建物の取得費の計算」 https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/joto/3261.htm／2026年10月時点）。取得時の書類が見つからない場合の取扱いもありますが、実際の取得費がわかる場合と比べて不利になりやすいため、まず探し尽くしてください。見つかった書類はまとめて税理士に見てもらうと、手取りの見込みが早く出ます。

法務局と役所で取り寄せる書類

次は、公的な機関で取り寄せる書類です。中心になるのが登記事項証明書です。法務局は、登記事項証明書を登記所の窓口、郵送、インターネットを利用したオンラインのいずれでも請求できるとし、オンライン請求の場合は自宅などへの郵送か、最寄りの登記所や法務局証明サービスセンターでの受取を選べるとしています。手数料は、窓口請求が600円、オンライン請求で郵送受取が520円、オンライン請求で登記所等での受取が490円です（出典：法務局「登記事項証明書等の請求にはオンラインでの手続が便利です」 https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/static/online_syoumei_annai.html／2026年10月時点）。

登記事項証明書で確かめたいのは3点です。所有者の住所と氏名が今の自分と一致しているか。抵当権や根抵当権が残っていないか。完済したはずの古い担保が抹消されずに残っていないか。記憶ではなく登記で確かめることで、決済の直前に住所変更や古い担保の抹消が必要だとわかる事態を防げます。共有者がいる場合は、その全員の情報もここで確認できます。

固定資産の評価額がわかる書類

もう一つが、固定資産税の評価額がわかる書類です。国税庁は、登録免許税の課税標準は原則として固定資産課税台帳に登録された不動産の価額であり、この価額に税率を掛けて税額を算出するとしています（出典：国税庁「No.7191 登録免許税の税額表」 https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/inshi/7191.htm／2026年10月時点）。

手元に毎年届く固定資産税の課税明細で金額の見当は付きますが、決済の手続きでは所在地の市区町村で取る評価証明書を求められることがあります。どちらが必要かは決済を担当する司法書士に確認してください。また固定資産税の年の途中での精算は買主との取り決めの問題ですから、精算の方法は売買契約書の条項として弁護士に確認しておくと安心です。

管理会社・管理組合から取り寄せる書類

区分店舗ならではの書類がここです。建物全体のルールと財務を示す書類は、売主の手元ではなく管理会社や管理組合が持っています。主なものは、管理規約、総会の議事録、長期修繕計画、そして自分の区画の管理費や修繕積立金の支払状況です。

国土交通省のマンション標準管理規約には単棟型・団地型・複合用途型の3種類があり、店舗と住宅が混在する建物は複合用途型が想定する形です。同省によると、標準管理規約は令和7年10月17日付で改正され、令和7年12月10日には団地型の規定の一部が修正されています。あわせて中核となる改正区分所有法は令和8年4月1日に施行されています（出典：国土交通省「マンション標準管理規約」 https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/mansionkiyaku.html／2026年10月時点）。

買主が知りたいことから逆算して読む

この時期に気をつけたいのは、手元にある規約の写しが古くなっている可能性です。購入時に受け取ったまま一度も見直していない方も少なくありません。売却の前には、現行の規約と直近の議事録を取り寄せ直すことをおすすめします。

読むときは、買主が気にする点から逆算すると効率的です。店舗の業種や営業時間に制限はあるか。看板や内装工事の承諾ルールはどうなっているか。大規模修繕の予定や一時金の議案は出ていないか。自分の区画に管理費等の滞納はないか。滞納がある場合は買主との負担の取り決めが必要になり、精算の形で税務上の扱いも変わりますので、弁護士と税理士の双方に確認してください。

テナント関係と金融機関の書類

テナントが入っている区分店舗では、契約関係の書類が価格を左右します。賃貸借契約書は当初の契約書だけでなく、更新のたびに交わした書面や、賃料改定・修繕負担を取り決めた覚書まで一式そろえます。買主は契約書を商品の説明書として読むため、一枚欠けているだけで条件の確認が止まります。

あわせて賃料の入金記録と、預かっている敷金の額を整理します。国税庁は、賃料は契約や慣習で支払日が決まっている場合はその日に計上し、敷金や保証金は本来は預り金のため受け取った時点では収入にならず、返還を要しないことが確定した日に収入に計上するとしています（出典：国税庁「No.1376 不動産所得の収入計上時期」 https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/1376.htm／2026年10月時点）。敷金は決済時に買主との精算の対象になりますので、契約書の金額と帳簿が一致しているかを確かめてください。契約条項の解釈に迷う部分は弁護士に確認しておきましょう。

金融機関から受け取る書類

ローンが残っている場合は、金融機関の書類が最後の鍵になります。法務省は、抵当権の抹消登記にあたって金融機関から登記識別情報または登記済証、解除証書や弁済証書などの登記原因証明情報、委任状などを受け取ることを案内しています。登録免許税は不動産1物件につき1,000円で、敷地権付き区分建物は建物1個と敷地権1個の計2個で課税されるとされています（出典：法務省民事局「抵当権の登記を抹消するための登記申請手続のご案内（令和6年4月版）」 https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/content/001415368.pdf／2026年10月時点）。

売り出す前に必要なのは、抹消の書類そのものではなく、日付を指定した一括返済額の照会結果です。これがあれば手取りの試算ができます。抹消の書類は決済日に受け取る段取りになるのが一般的ですので、受け取りの時期を金融機関と司法書士の間で調整しておいてください。

よくある質問

まとめ

区分店舗の売却前にそろえる書類は、名前で覚えるより「誰が持っているか」で分けると漏れません。自分の手元、法務局と役所、管理会社と管理組合、テナント関係、金融機関の5つです。集める順番は、取り返しのつかない自分の手元の書類から始めます。

登記識別情報が見つからなくても、法務局が示すとおり権利には影響せず、事前通知制度や本人確認情報で登記を申請できます。登記事項証明書は窓口なら600円で、所有者の住所・氏名や担保の有無を記憶ではなく登記で確かめられます。管理規約は令和7年の改正と令和8年4月1日の改正区分所有法の施行をはさんでいますので、現行の内容を取り寄せ直してください。

集めた書類は、価格の根拠・買主への説明・税金の計算・決済の手続きのどれに使うかで並べ直します。税金の計算に使うものは税理士に、契約に関わるものは弁護士に。全部そろうのを待たず、手元の書類を探した段階で一度相談すれば、残りの書類の優先順位が決まります。