事業用区分マンションを売りたい売主の「書類準備」完全ガイド
事業用区分マンションを売るとき、どんな書類をいつまでに準備すればよいですか？
書類は「権利」「管理と建物」「賃貸」「税務」の4つの箱に分けると漏れが減ります。権利は登記事項証明書と登記識別情報、管理と建物は現行の管理規約・議事録・管理費等の状況、賃貸は賃貸借契約と敷金の記録、税務は取得時の契約書と減価償却の記録が中心です。管理組合の資料は取り寄せに時間がかかるため、媒介契約の前から動き始めるのが目安です。何が足りないかを早く知れば、税理士や弁護士と対処を相談する時間が確保できます。
「書類は業者さんが言ってくれたら出せばいい」。そう考えて売り出したものの、買主から管理規約の最新版を求められ、管理会社からの取り寄せに日数がかかって契約が先送りになる。事業用の区分マンションでは、こうした足止めが珍しくありません。
事業用の区分マンションは、自宅より書類の種類が多くなります。建物全体の管理に関する書類に加えて、テナントとの賃貸借の書類、そして毎年の申告で使ってきた税務の書類。どれも売主の手元か、売主が頼めば出してもらえる場所にあり、早く動いた売主ほど交渉で有利になります。
この記事では、事業用区分マンションの売主が準備する書類を4つの箱に分け、それぞれの入手先、そろえる時期、なくした場合の考え方を整理します。個別の判断は専門家にご確認いただく前提で、準備の全体像をお伝えします。
書類は「4つの箱」で考えると漏れが減る
ポイントは3個：
- 書類を「権利」「管理と建物」「賃貸」「税務」の4つに分ける
- 箱ごとに「手元にあるもの」「取り寄せるもの」「ないもの」を仕分ける
- 「ないもの」が見つかった時点で専門家に相談する
書類準備で最初にすべきことは、集めることではなく、仕分けることです。売却に関わる書類は、誰が何のために使うかで4つの箱に分けられます。権利の箱は「この人が本当に売れるのか」を示すもの。管理と建物の箱は「この区画と建物はどんな状態か」を示すもの。賃貸の箱は「テナントとどんな約束があるか」を示すもの。税務の箱は「売った後の税金を正しく計算する」ためのものです。
箱ごとに、手元にあるもの、取り寄せればそろうもの、どこにもないものの3つに分けてみてください。大切なのは「ないもの」を早く見つけることです。ないこと自体より、契約の直前に気づくことのほうが売主にとって不利に働きます。税務の書類がなければ税理士に、契約や権利の書類に問題があれば弁護士に、その時点で相談すれば対処の選択肢が広く残ります。
| 箱 | 主な書類 | 主な入手先 |
|---|---|---|
| 権利 | 登記事項証明書、登記識別情報（または登記済証）、ローンの返済予定表 | 法務局、手元、金融機関 |
| 管理と建物 | 管理規約・使用細則、総会議事録、長期修繕計画、管理費等の状況、確認済証・検査済証 | 管理会社・管理組合、手元 |
| 賃貸 | 賃貸借契約書と覚書、敷金の額の記録、賃料の入金記録 | 手元、賃貸管理会社 |
| 税務 | 取得時の売買契約書と領収書、減価償却の記録、過去の確定申告書、固定資産税の納税通知書 | 手元、顧問の税理士 |
権利の箱 ─ 「売れる人」であることを示す書類
ポイントは4個：
- 登記事項証明書は法務局の窓口やオンラインで請求できる
- 登記識別情報は12桁の符号で、紛失しても登記上の権利には影響しない
- 相続で取得した物件は、相続登記が済んでいるかを最初に確かめる
- ローンが残っている場合は、一括返済の額を金融機関に照会しておく
権利の箱の中心は、登記事項証明書です。所有者の氏名と住所、抵当権の有無などが記載されています。法務局によると、請求の手数料は窓口での請求が600円、オンライン請求で郵送受取りが520円、オンライン請求で窓口受取りが490円とされています（出典：法務局「登記事項証明書等の請求にはオンライン請求が便利です」 https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/static/online_syoumei_annai.html／2026年10月時点）。
取得したら、記載された住所と氏名が今の住所・氏名と一致しているかを確認してください。引っ越しなどで違っている場合は、決済の前に変更の登記が必要になることがあります。法務省民事局の抵当権抹消の案内でも、登記記録上の住所・氏名が現在と一致していることが前提とされています（出典：法務省民事局「抵当権の登記を抹消するための登記申請手続のご案内（令和6年4月版）」 https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/content/001415368.pdf／2026年10月時点）。
登記識別情報が見つからないとき
所有権を買主に移す登記では、売主の登記識別情報（古い物件では登記済証）を使います。法務局は、登記識別情報は12桁の符号であり、紛失しても登記記録上の権利には影響しないとしています。そのうえで、事前通知制度や、司法書士などの資格者による本人確認情報の提供によって登記を申請できるとしています（出典：法務局「登記識別情報を紛失したのですが、どうしたらよいのですか？」 https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/content/000130972.pdf／2026年10月時点）。見つからないと分かった時点で業者と司法書士に伝えておけば、決済日の段取りに組み込めます。
相続で取得した物件とローンの残る物件
相続で取得した区分マンションは、登記の名義が売主になっているかを最初に確かめます。法務省によると、令和6年4月1日から相続登記の申請が義務化され、相続により所有権を取得したことを知った日から3年以内に申請することとされ、正当な理由なく怠った場合は10万円以下の過料の対象とされています（出典：法務省「相続登記の申請義務化について」 https://www.moj.go.jp/MINJI/minji05_00599.html／2026年10月時点）。相続人の間で話がまとまっていない場合は、売り出しより先に弁護士に相談してください。
ローンが残っている場合は、返済予定表とあわせて、決済予定日に一括返済するといくらになるかを金融機関に照会しておきます。手数料の有無も含めて確認しておくと、手取りの試算が正確になります。
管理と建物の箱 ─ 時間がかかる書類から動く
ポイントは4個：
- 管理規約は手元の写しではなく、現行の内容を管理会社から取り寄せる
- 標準管理規約は令和7年に改正され、改正区分所有法は令和8年4月1日に施行されている
- 確認済証・検査済証がない場合は、現況調査ガイドラインによる調査が選択肢になる
- 昭和56年以前の建物は、旧耐震基準として買主の関心が高い
管理と建物の箱は、売主の手元にないことが多く、取り寄せに日数がかかる書類が集まっています。管理規約と使用細則、直近数年分の総会議事録、長期修繕計画、自分の区画の管理費と修繕積立金の額と滞納の有無。これらは管理会社か管理組合が持っています。売り出してから頼むのではなく、媒介契約の前から依頼しておくのが目安です。
管理規約は、手元にある購入時の写しでは足りないことがあります。国土交通省によると、マンション標準管理規約には単棟型・団地型・複合用途型があり、令和7年10月17日付で改正され、中核となる改正区分所有法は令和8年4月1日に施行されています（出典：国土交通省「マンション標準管理規約」 https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/mansionkiyaku.html／2026年10月時点）。個々の管理組合が規約をいつ改正するかはそれぞれですので、現行の内容を確認し、事業用途の制限や届出のルールに疑問があれば弁護士に読んでもらってください。
建物の書類は「ないこと」も情報になる
確認済証や検査済証は、建物全体の書類として管理組合が保管している場合があります。見つからない場合の手段として、国土交通省は既存建築物の現況調査ガイドラインを公表しており、令和8年9月に第5版が示されています。建築士や指定確認検査機関による調査の考え方が整理されています（出典：国土交通省「既存建築物の現況調査ガイドライン」 https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/content/002021290.pdf／2026年10月時点）。
建物の年代も確認しておきます。国土交通省は、昭和56年以前に建築された建築物を旧耐震基準によるものとして耐震化の取組を進めています（出典：国土交通省「住宅・建築物の耐震化について」 https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/jutakukentiku_house_fr_000043.html／2026年10月時点）。耐震診断の記録があれば、議事録とあわせて準備しておきましょう。また、建築物や建築設備、防火設備、昇降機等には定期報告の制度があります（出典：国土交通省「定期報告制度」 https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/build/jutakukentiku_house_tk_000039.html／2026年10月時点）。対象かどうかと報告の状況は、管理会社に尋ねてみてください。
賃貸の箱 ─ テナントとの約束を見える形にする
ポイントは3個：
- 賃貸借契約書は、更新時の合意書や覚書まで含めて一式にする
- 敷金は預り金で、受け取った時点では収入にならない
- 賃料の入金記録と滞納の有無を一覧にしておく
テナントがいる区分マンションでは、買主は賃貸借の条件をもとに価格を判断します。最初の賃貸借契約書だけでなく、更新時の合意書、賃料改定の覚書、原状回復や設備負担に関する取り決めまで含めて一式にしておくことが大切です。契約書と実際の運用がずれている部分は、売主から先に説明できるようにしておきます。
敷金の額は、決済時の精算に直結します。国税庁は、敷金は預り金であって受け取った時点では収入にならず、返還を要しないことが確定した部分が収入になるとしています。また、賃料は契約や慣習で定められた支払日に収入に計上するとしています（出典：国税庁「No.1376 不動産所得の収入計上時期」 https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/1376.htm／2026年10月時点）。返還しない約束の部分がある場合は、その扱いを税理士に確認しておくと安心です。
民法には、賃貸物である不動産が譲渡されたときに賃貸人の地位が譲受人に移転し、敷金の返還に関する債務も譲受人に引き継がれる旨の定めがあります（参考：e-Gov法令検索 民法 https://laws.e-gov.go.jp/law/129AC0000000089／2026年10月時点）。テナントとの間に未解決の問題や、契約書にない口約束がある場合は、売り出しの前に弁護士に相談して整理しておくことをおすすめします。
税務の箱 ─ 売った後の税金を左右する書類
ポイントは4個：
- 取得費の根拠になる、購入時の売買契約書と領収書を探す
- 事業用の建物は、毎年の償却費の合計額を取得費から差し引く
- 過去の修繕のうち、資産の価値を高めた支出の記録を分けておく
- 売却のために直接かかった費用の領収書は、今後のものも保管する
税務の箱は、買主ではなく売主自身のための書類です。買主に見せることはなくても、手取りに直結します。国税庁は、譲渡所得は売った金額から取得費と譲渡費用を差し引いて計算するとしています（出典：国税庁「No.3202 譲渡所得の計算のしかた（分離課税）」 https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/joto/3202.htm／2026年10月時点）。取得費の根拠になるのが、購入時の売買契約書と代金の領収書です。
国税庁は、取得費には購入代金や購入手数料のほか、その後支出した設備費や改良費も含まれ、建物の取得費は所有期間中の減価償却費相当額を差し引いた額になるとしています（出典：国税庁「No.3252 取得費となるもの」 https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/joto/3252.htm／2026年10月時点）。事業用の建物については、毎年の必要経費に算入された償却費の合計額を差し引くとされています（出典：国税庁「No.3261 建物の取得費の計算」 https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/joto/3261.htm／2026年10月時点）。過去の確定申告書の減価償却費の明細が、その根拠になります。
これから発生する費用の領収書も税務の箱へ
売却のためにこれからかかる費用も、税務の箱に入れていきます。国税庁は、譲渡費用は土地や建物を売るために直接かかった費用であり、仲介手数料や売主が負担した印紙税などが含まれる一方、修繕費や固定資産税など資産の維持・管理のための費用は含まれないとしています（出典：国税庁「No.3255 譲渡費用となるもの」 https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/joto/3255.htm／2026年10月時点）。どの費用がどちらに当たるかは判断が分かれることもありますので、領収書は区別せずすべて保管し、申告の際に税理士に仕分けてもらうのが確実です。
固定資産税の納税通知書も、この箱に入れておきます。決済時の精算額の計算に使われるためです。取得時の契約書が見つからない場合は、取得費の扱いが大きく変わることがあります。通帳の記録や当時の仲介業者の資料など、代わりになる手がかりを集める前に、まず税理士に相談してください。
いつまでにそろえるか ─ 売却の段階別スケジュール
ポイントは3個：
- 媒介契約の前に、4つの箱の仕分けと取り寄せの依頼を済ませる
- 専任媒介は締結の翌日から7日以内の範囲で指定流通機構に登録される
- 売買契約の前に、告知すべき事実を書類と照らし合わせて整理する
書類は一度にそろえる必要はありません。売却の段階ごとに、必要になる書類が変わります。目安として意識したいのは媒介契約のタイミングです。国土交通省の標準媒介契約約款では、専任媒介契約は締結の翌日から7日以内の範囲、専属専任媒介契約は5日以内の範囲で指定流通機構に登録することとされています（出典：国土交通省 標準媒介契約約款 https://www.mlit.go.jp/totikensangyo/const/content/001723420.pdf／2026年10月時点）。情報が出てから書類を探し始めると、問い合わせに答えられない期間が生まれます。
| 段階 | そろえておきたい書類 |
|---|---|
| 査定・媒介契約の前 | 登記事項証明書、管理費等の額、賃貸借契約書、取得時の契約書。管理組合の資料の取り寄せを依頼 |
| 売り出し中 | 現行の管理規約・議事録・長期修繕計画、賃料の入金記録、建物の確認済証・検査済証や耐震の記録 |
| 売買契約の前 | 告知事項の整理メモ、敷金の額の確定、減価償却の記録（手取りの最終試算用） |
| 決済の前 | 登記識別情報（または紛失時の手続き）、一括返済額の照会結果、固定資産税の納税通知書 |
| 決済の後 | 売買契約書の控え、精算書、譲渡費用の領収書（翌年の申告用） |
売買契約の前には、集めた書類と売主が知っている事実を照らし合わせます。議事録に出てくる修繕の予定、テナントとの取り決め、過去の不具合。書類と記憶をつき合わせておくと、何を買主に伝えるべきかが明確になります。告知の範囲に迷う事実があれば、契約書案が出る前に弁護士に相談してください。
税務・法務の確認をあわせて進めるために
書類準備は、税務と法務の論点を早めに洗い出す作業でもあります。4つの箱の仕分けが終わった段階で、その一覧を持って専門家に相談すると、何が足りず、何から手をつけるべきかを具体的に教えてもらえます。
税務面で税理士に確認したい主な事項は、取得時の契約書と領収書から見た取得費の額、事業用として計上してきた減価償却費の合計、過去の修繕のうち取得費に含められる支出、契約書が見つからない場合の取得費の考え方、敷金の返還しない部分の扱い、売った年の不動産所得と翌年の譲渡所得の申告などです。
法務面で弁護士に確認したい主な事項は、相続登記や共有など権利関係の問題、現行の管理規約における事業用途の制限や届出のルール、賃貸借契約書と実際の運用のずれや口約束の扱い、賃貸人の地位と敷金の引継ぎ、建物の書類がない場合の告知の範囲、売買契約書の告知事項と責任の定め方などです。
登記の手続きについては司法書士が窓口になります。登記識別情報の紛失や住所の変更がある場合は、早めに伝えておきましょう。
よくある質問
Q1. 書類準備はいつから始めればよいですか
媒介契約を結ぶ前から始めるのが目安です。管理組合の資料は取り寄せに日数がかかることがあり、専任媒介では締結の翌日から7日以内の範囲で物件情報が指定流通機構に登録されます（標準媒介契約約款／2026年10月時点）。
Q2. 登記事項証明書はどこで取れますか
法務局の窓口やオンラインで請求できます。法務局によると、手数料は窓口請求600円、オンライン請求で郵送受取り520円、窓口受取り490円とされています（法務局／2026年10月時点）。
Q3. 登記識別情報をなくしてしまいました。売れますか
法務局は、紛失しても登記記録上の権利には影響せず、事前通知制度や資格者による本人確認情報の提供で登記を申請できるとしています（法務局／2026年10月時点）。早めに業者と司法書士に伝えてください。
Q4. 手元の管理規約は購入時のものです。それで足りますか
現行の内容を管理会社から取り寄せることをおすすめします。標準管理規約は令和7年10月17日付で改正され、改正区分所有法は令和8年4月1日に施行されています（国土交通省／2026年10月時点）。
Q5. 検査済証が見つかりません。どうすればよいですか
まず管理組合が建物全体の書類として保管していないか確認します。見つからない場合の手段として、国土交通省の既存建築物の現況調査ガイドライン（令和8年9月 第5版）があります（国土交通省／2026年10月時点）。告知の範囲は弁護士にご相談ください。
Q6. テナントとの契約書以外に用意するものはありますか
更新時の合意書や賃料改定の覚書、敷金の額の記録、賃料の入金記録と滞納の有無の一覧があると、買主の判断が早くなります。契約書にない取り決めがある場合は、売り出し前に弁護士に整理を相談してください。
Q7. 敷金は売却時にどう扱われますか
国税庁は、敷金は預り金であり受け取った時点では収入にならないとしています（No.1376／2026年10月時点）。決済時の精算方法は売買契約で定めますので、契約前に額を確定させ、税務上の扱いは税理士に確認してください。
Q8. 購入時の契約書が見つからないと何が困りますか
譲渡所得は売った金額から取得費と譲渡費用を差し引いて計算するため（No.3202／2026年10月時点）、取得費の根拠が弱くなります。代わりの手がかりを探す前に、まず税理士に相談してください。
Q9. 過去の確定申告書はなぜ必要ですか
事業用の建物は、毎年の必要経費に算入された償却費の合計額を取得費から差し引くためです（No.3261／2026年10月時点）。申告書の減価償却費の明細がその根拠になります。
Q10. 売却後も保管しておくべき書類はありますか
売買契約書の控え、決済時の精算書、仲介手数料などの領収書は、翌年の譲渡所得の申告で使います。国税庁は、売るために直接かかった費用を譲渡費用としています（No.3255／2026年10月時点）。まとめて税理士に渡せるよう保管してください。
まとめ
事業用区分マンションの書類準備は、「権利」「管理と建物」「賃貸」「税務」の4つの箱に分けて考えると、漏れなく進められます。箱ごとに、手元にあるもの、取り寄せるもの、どこにもないものを仕分け、ないものを早く見つけることが出発点です。
取り寄せに時間がかかるのは、管理組合の資料です。標準管理規約と区分所有法がどちらも改正された直後ですから、手元の古い写しではなく現行の内容をそろえることが欠かせません。賃貸の箱では、契約書と実際の運用を一致させ、税務の箱では、取得費と減価償却の根拠を確かめておきます。
準備は媒介契約の前から。仕分けた一覧を持って税理士と弁護士に一度相談しておけば、売り出してから慌てることはぐっと減ります。書類がそろっている売主は、買主からの信頼を得やすく、交渉でも落ち着いて判断できるはずです。
── ご相談はこちら ──
事業用不動産の売却、まずはご相談ください
事業用区分マンション、区分店舗、区分事務所、テナントビルなど、事業用不動産の売却に関するご相談を承っております。書類がそろっていない段階でも、何から準備すればよいかの整理からお手伝いし、税務の論点は提携の専門家とも連携しながら整理いたします。まずは現状をお聞かせください。
|
SUNNY SIDE LIFE 事業用不動産専門メディア 店舗・事務所・テナントビル・事業用区分マンションなど、事業用不動産の売却に関する情報をお届けしています。売主の立場で知っておきたい実務の論点を、公的な一次情報に基づいて整理してお伝えします。 |
【重要】当サイトご利用にあたっての注意事項
本記事は、事業用不動産の売却に関する一般的な情報提供を目的として作成したものであり、個別の取引・税務・法務に関する助言を行うものではありません。記載内容は作成時点で確認できた公的機関の公開情報に基づいていますが、法令・制度・税率等は改正される場合があります。
記事中の数値や要件は目安としてお示ししたものであり、実際の取扱いは物件の状況やご本人の事情によって異なります。税務の取扱いについては税理士、法律問題については弁護士、登記については司法書士、不動産取引の実務については宅地建物取引業者など、必ず専門家にご相談のうえでご判断ください。
本記事の情報を利用されたことにより生じたいかなる損害についても、当サイトは責任を負いかねます。あらかじめご了承ください。
